Controlar o estoque de uma assistência técnica é conseguir explicar o saldo de cada peça. Se há cinco unidades, o histórico precisa mostrar de onde vieram e em quais ordens ou vendas as outras saíram.

Padronize o cadastro de peças

Defina código, nome, categoria, unidade, custo, preço de venda, estoque mínimo e modelos compatíveis quando isso ajudar a busca. Evite cadastros como “tela” e “tela nova”, que geram duplicidade.

Código interno ou do fornecedor deve identificar o item sem depender do nome comercial.

Não edite o saldo diretamente

O saldo deve ser resultado de movimentos:

  • entrada manual ou recebimento de compra;
  • consumo em ordem de serviço;
  • devolução de peça da OS;
  • venda avulsa no PDV;
  • ajuste aprovado em inventário.

Quando alguém simplesmente troca “8” por “6”, o estoque perde a explicação e a divergência volta na próxima contagem.

Ligue a peça à ordem de serviço

O orçamento reserva a intenção de usar a peça; a execução registra o consumo real. Essa distinção evita baixar estoque de um orçamento recusado.

Se a peça aplicada for removida e devolvida, registre um movimento inverso. Nunca apague o consumo anterior.

Defina estoque mínimo com base no giro

Comece pelas peças críticas: alto giro, prazo longo de reposição ou grande impacto quando faltam. Um mínimo igual para tudo cria excesso de itens parados e ainda deixa faltar o essencial.

Revise consumo por período, tempo do fornecedor e variação de demanda. A sugestão de compra deve informar quantidade e motivo.

Separe localização e disponibilidade

Se houver unidades, controle o saldo por local. Transferência entre lojas precisa gerar saída numa origem e entrada no destino. Peça em trânsito não deve aparecer como disponível nas duas.

Faça inventários recorrentes

Conte por categoria ou curva de importância em ciclos menores, em vez de esperar um grande inventário anual. Registre quantidade contada, diferença, responsável e justificativa.

Divergências altas devem exigir revisão ou aprovação antes do ajuste.

Acompanhe indicadores

Observe:

  • itens abaixo do mínimo;
  • peças sem movimento;
  • consumo por tipo de reparo;
  • divergência de inventário;
  • compras pendentes;
  • margem e custo médio.

Estoque não deve ser analisado isoladamente: consumo vem da bancada e venda vem do balcão.

No AtmusOS, as peças atendem OS e vendas de balcão, e cada mudança fica registrada no histórico. Para completar o processo, veja como controlar ordens de serviço.